大分県を拠点に活動をしております整理収納アドバイザー 板井善江です。
この春、2年間活動をしてきたPTA執行部の任期が終了しました。
役員交代にあたり引き継ぎを進めていく中で、しておきたかったことがあります。
それが「PTA室のモノの整理」です。
2年間の任期で代々役員が活動してきた形跡がPTA室に残っていますが、今回特に整理の必要を感じたのが「書類の整理」。
10年以上前からの資料もファイルされて残っていました。
しかし整理をしないと今後もたまる一方で、現に書類棚はファイルでいっぱいの状態でした。
書類にはそれぞれの種類ごとに保有年数がありますので、まずは学校のPTA担当の先生と事務長に確認。
学校での一通りの保有年数を参考に執行部の他のメンバーと整理を進めていきました。
書類は一般的に、整理をすることでどれくらいの割合が減るかをご存知でしょうか？
実は半分の5割を減らせると言われています。
内容や発行日付を確認しながら整理を進めていきました。
中には内容的に今後の活動の参考になりそうな資料が出てきて、それらは発行日付に関係なく今後も保有する書類として分類。
書類は同じ内容、または担当のものごとに並べ替えて収納していきました。
また最後に文房具類の備品も整理。
置き場所がバラバラに分かれていたモノを種類ごとに1箇所にまとめると、指サックやホッチキスの針、電池、ハサミなどは思っていた以上の数が在庫としてあることがわかりました。
収納には決めた場所に収納する「定位置管理」という考え方があります。
そうすることでモノの所在が明らかになり、使う時にすぐに使え、片付ける場所が決まるので片付けやすくもなります。
約3時間程度の時間でしたが、棚がスッキリと片付きました。
★整理後↓
子供が通う学校では、PTA活動を小学部、中学部、高等部の保護者で一緒に行うので活動をしながらわが子が通う学部以外の保護者とも知り合ったり繋がることができたことが大きな収穫でした。
他の学部の様子を聞くことができたことは今後に役立ちそうでありがたい限りです。
この2年間の活動の中で、子育てに必要な内容の講演会を専門部と共催で企画し実施しました。
例えば昨年度は「性教育講演会」を講師を招いてお話を聞く機会を設け、なかなか聞けない貴重な内容のお話を聞くことができました。
その他には、必要でなくなった制服や体操服などのリユースの回収と展示、ご協力下さる美容室によるボランティアカットの実施と周知、催事ごとの駐車場整理など、PTA会員の保護者や専門部員と協力しながら活動を進めていきました。
PTA活動を進める中でその根底にあるのは
「できる人が、できる時に、できることをする」という考え方。
家庭の状況は様々なので、子供のことや家庭のこと、仕事を優先しながら「できる時にできる人が協力し合う」という考え方で進めていくことで、お互いに無理なく進めてこれたのではないかと思います。
次の役員さんにも有意義な時間を過ごしてもらえたらと思います。